Оформление справки с места работы для визы Шенген

Когда наступает время долгожданного отпуска для поездки заграницу необходимо собрать ряд документов для оформления визы. Одним из документов, который необходимо предоставить – это справка с работы.

Как запросить справку на работе

Любые справки, необходимые предъявить по месту требованию, запрашиваются в бухгалтерии предприятия. Ответственным за составление является бухгалтер по заработной плате, подписывает такой документ главный бухгалтер и генеральный директор предприятия.

Для изготовления такой справки сотруднику необходимо оставить письменный запрос в бухгалтерию предприятия. В этом запросе должно присутствовать:

ФИО сотрудника, кому требуется оформить документ;
обязательно указать место требования – в какое посольство необходим документ;
указать необходимую информацию, как правило, это средняя заработная плата за год, или зарплата за последние 6 месяев, если у сотрудника есть образец, то можно его приложить к заявке, или дать ссылку, откуда можно его скачать.
дата составления и подпись заявителя.

Изготовить документ бухгалтер должен в течение 3 рабочих дней. Поэтому его стоит запрашивать непосредственно перед поездкой в визовый центр, чтобы информация была более свежей.

Совет: чтобы не просрочить сроки оформления, заранее стоит ознакомиться с графиком отпусков бухгалтера, ответственного за составление.

Зачем нужен документ?
Оформляется справка на официальном бланке предприятия, в «шапке» должны присутствовать все реквизиты организации и телефон, по которому возможно связаться для проверки отраженных данных.

Официальных бланков, установленных в законодательстве не принято, каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать форму. Но в определенные страны требуется заполнять предложенные посольством образцы.

На заполненный документ обязательно необходимо поставить круглую печать, на которой присутствует реквизиты предприятия, заверить подписями генерального директора и главного бухгалтера. Если справка необходима для директора, то свою подпись ставит заместитель директора или сотрудник, на которого возложена ответственность за исполнение обязанностей директора. В случае оформления для главного бухгалтера достаточно подписи директора. Если у предприятия печать не предусмотрена, обязательно указать это на месте печати.

Для чего справка нужна консульству страны для въезда:

информация о заработке сотрудника, подтверждает материальную обеспеченность работника;
отражается информация о должности и сохранении за сотрудником его рабочего места на время отпуска, что подтверждает намерения работника посетить страну только в туристических целях, желания остаться в чужой стране у сотрудника отсутствует.
подтверждение состояния. Для подтверждения благосостояния сумма, указанная в бланке должна быть не меньше минимума требуемого для въезда в страну. В случае если сумма зарплаты значительно меньше, то достаточно найти спонсора поездки, который будет ручаться за материальное обеспечение в течение отпуска, или вместе со справкой о работе предоставить выписку с банка о наличии достаточной суммы на счетах в банке.

Для разных стран разные минимумы сумм, которые при указании откроют въезд заграницу. Например, для туристической поездки на автобусе достаточно будет средней зарплаты в размере эквивалентом равную 500 доллар, а вот для въезда в США потребуется иметь зарплату эквивалентом не меньше чем 1000 долларов.

Если нет желания указывать точной суммы заработка, в случае хорошего достатка, то достаточно указать, что оклад составляет более определенной суммы.

Например: подтверждаем, что Иванов И.О. работает в ООО «OK-VISA» на должности директора по закупкам с 5 декабря 2017 г. и имеет заработную плату в следующей сумме …. ежемесячно.

Также возможно указать совокупный доход за год

Совет: Не будет лишним, если человек, чей телефон указан в бланке будет предупрежден о возможном звонке из посольства для подтверждения информации.

Для индивидуальных предпринимателей возможность предоставить такую справку отсутствует. Заменой является справка из банка, отражающая материальное благосостояние человека. Для индивидуального предпринимателя к обязательным относят оригинал и копия свидетельства про регистрацию или справка о доходах из налоговой инспекции за последние 6 месяцев (действительна такая справка 1 месяц), или отчет за последний отчетный период (согласно группы ФОП на едином налоге) с печатью или квитанциями из налоговой.

Требования по оформлению

Оформляется справка в свободной форме, но документ должен содержать следующую информацию:

оформление на бланке предприятия – наименование организации, ИНН, юридический и фактический адреса, телефон и электронная почта для связи;
дата составления и место требования – необходимо узнать точное наименование консульства, куда необходимо предоставить справку;
наименование документа.
текст документа – если на сайте нет требования к содержанию, то текст должен содержать:
- должность сотрудника;
- стаж – указывается дата, с которой принят работник на занимаемую должность, чем дольше он числится на предприятии, тем больше доверие он вызовет при решении в вопросе о выдаче визы;
- доход – среднемесячный, за три месяца, за полгода, за год, в зависимости от требований консульства;
- сохранность рабочего места на период поездки – необходимо указать дни предоставляемого отпуска, эти даты должна совпадать с датами, на которые подаются документы на визу.
- Справка заверяется подписями ответственных лиц и печатью.

Образец

На официальных сайтах консульств часто прописаны четкие требования, предъявляемые к справке о зарплате для визы. Если строгих правил нет, то составить документ можно по следующему образцу.

Главное помнить, что лучше предоставить справку с небольшой, но правдивой зарплатой, а к документу приложить дополнительное подтверждение о материальной стабильности в виде выписки из банка, чем приобрести поддельную справку и попасться на обмане. При проверке и выявлении не состыковок въезд в желаемую страну могут закрыть на длительное время.

Часто задаваемые вопросы

На каком языке подавать информацию?

Если есть возможность, то справка составляется на английском языке. Если на работе вам не могут выдать такой документ, то всегда можно обратиться в бюро по переводам. Как правило, заверять у нотариуса этот документ нет необходимости.

ВНИМАНИЕ! Есть ряд стран, которые требуют предъявлять эту справку на языке принимаемого государства, тогда в обязательном порядке придется подготовить перевод справки.

В какой валюте указывать зарплату?

Указывать зарплату стоит в той валюте, в которой получаете заработную плату. Если на предприятии зарплата в гривне, то указываете гривну, если в евро, то пишется доход в евро.

Каков срок действия?

Срок действия, по мнению консульства, составляет 1 – 1,5 месяца. Так как виза изготавливается не сразу, и некоторое время документы, поданные на оформление, будут лежать на проверке, то стоит оформить справку с работы непосредственно перед поездкой в консульство.

Проверяются ли они консульством?

Присутствует большая вероятность, что работник консульства захочет проверить подлинность документа, поэтому возможно свяжется с работодателем или с человеком, ответственным за составление.

Так как есть и другие финансовые подтверждения благосостояния, то лучше в этом документе отражать реалистичные данные, подделка данных может закончиться отказом в выдаче визы и отменой поездки.

Можно ли обойтись без справки?

Если доход совсем небольшой, и есть вероятность, что последует отказ в визе, возникает вопрос, а можно ли совсем обойтись без справки. Возможны следующие варианты:

предоставить гарантии платежеспособности. Документ из банка стоит запросить не раньше, чем за месяц до подачи документов в посольство. Для некоторых посольств подойдут данные из банка с информацией об остатках средств на счету, другие же потребуют документ, в котором отображена информация о движениях денежных средств за полгода.

Требование к сумме остатков варьируется от интересов посольств, чаще всего сумма рассчитывается от размера суммы, которая понадобится среднестатистическому человеку для проживания в стране в день. Такую сумму часто указывают на официальном сайте посольства. Умножив эту сумму на количество дней отпуска, получим необходимую сумму, которая должна быть в остатках на счету.

Найти спонсора на поездку. Для спонсора тоже необходимо взять документ с работы, подтверждающий его заработок и составить спонсорское письмо, в котором говорится о его готовности оплатить все расходы. Спонсорские гарантии также нужны при отправке ребенка заграницу.
Предоставить документы, обязывающие к возвращению на родину. К таким документам относят регистрация брака, наличие собственности, ценного имущества, родство, возможно на родине осуществляется уход за больным родственником, ребенком, наличие опекуна, даже обучение в университете послужит подтверждением привязанности к родной земле.

Примечание: к этой записи прикреплена форма для оценки. Чтобы оценить её, зайдите на сайт.